Uczysz się prowadzić skuteczne rekrutacje, zatrudniać ludzi? Powinieneś potrafić także przeprowadzać skutecznie proces zwalniania pracowników. Budowanie zespołu zakłada umiejętne stosowanie jednego i drugiego.

Podczas pracy managera, właściciela nieustannie prowadzisz proces rekrutacji kompletując Dream Team. Od Ciebie zależy kogo zaprosić do współpracy. Ty także prosisz o opuszczenie zespołu osoby, które działają na jego niekorzyść lub nie wnoszą do niego wartości. Zwolnienie pracownika to jedna z najtrudniejszych decyzji szefa. Nie spotkałem kogoś kto nie bałby się takiej rozmowy. Przecież komunikuje podwładnemu, zazwyczaj dramatyczną dla niego informację.

Masz opracowany standard i procedury zwalniania pracowników ?

Powodem większości zwolnień jest źle przeprowadzony proces rekrutacji. Za szybko, bo kogoś nagle potrzebowaliśmy, zatrudniliśmy na dane stanowisko nieodpowiednią osobę. Czasami powodem zwolnienia jest to, że firma ewoluowała, ale niestety jakaś osoba nie rozwinęła się razem z nią. Zwalniamy ludzi, którzy byli w firmie krótko, ale i takich którzy byli od samego początku i przez długi czas były bardzo pomocne.

Jak więc zwolnić kogoś dobrze, choć to chyba nigdy nie jest „dobrze”?
Wiem jakie to może być trudne. Poniżej przedstawiam listę kilku rad i lekcji które pomogą w tym trudnym procesie.
Nawet jeśli znasz powiedzenie hire slow, fire fast. Zatrudniaj wolno, zwalniaj szybko, z pewnością robisz pierwsze za szybko, drugie za wolno. Szczególnie ważne jest żeby zwolnienie nie odbywało się z zaskoczenia, ale było poprzedzone procesem naprawczym.

1. Nie zwlekaj. Większość ludzi stara się dawać ludziom kolejne szanse, tłumaczyć ich słabe efekty, tym że nie poświęcili im odpowiednio dużo czasu. Że może to ja nie pomogłem tej osobie się wdrożyć. Jeśli tak jest, postaraj się to naprawić, ale nie naprawiaj bez końca.

2. Miej odpowiednie nastawienie, możesz uważać że proces zwalniania jest dla ciebie obciążający i trudny. Popełniłeś błąd i teraz trzeba go naprawić. Pamiętaj jednak że osoba która zwalniasz ma trudniej, więc nie rozczulaj się nad sobą.

3. Najważniejsza w tym procesie jest „ ludzka twarz szefa” podczas całej rozmowy o zwolnieniu. Okaż emocje, powiedz że jest to dla Ciebie trudna rozmowa, i masz do przekazania trudną decyzję. Nie klucz, powinieneś nazwać prawdziwy cel spotkania. Pamiętaj, twardo dla problemu, miękko dla człowieka.

4. Bądź przygotowany, mów konkretnie z odpowiedzią dlaczego podjąłeś taką decyzję, „Podjąłem decyzję że Cię zwalniam ponieważ …”.
Używaj precyzyjnych i zdecydowanych stwierdzeń. I nie stosuj tzw kanapki, czyli powiem coś dobrego/coś złego/coś dobrego, kiedy stosujesz to przy zwolnieniu to jest tzw shit sandwich, dajesz sprzeczne sygnały swojemu rozmówcy. Jest różnica pomiędzy: „Zdecydowałem, musimy się rozstać”, a „to nie będzie funkcjonowało, musimy się rozstać”.

5. Uzasadnienie decyzji o zwolnieniu powinno być krótkie i odnosić się do prawdziwych interesów szefa.
„Podjąłem tę decyzję ponieważ po raz kolejny nie wykonałeś postawionych przed tobą zadań. To naraża nasz zespół, nasz klub na (…) A ja nie chcę ponosić takiego ryzyka.”

6. Twoim zadaniem podczas zwalniania nie jest przekonać podwładnego do czegokolwiek. Masz tylko jak najszybciej i konsekwentnie uświadomić mu że twoja decyzja jest ostateczna i na pewno jej nie zmienisz. Wszelka polemika uruchomi tylko negatywne emocje. Zamiast dyskutować z obronnymi tekstami pracownika, używaj techniki „zdartej płyty” nawiązując do jego wypowiedzi i podtrzymując swoją decyzję. „Ja rozumiem że…, ale moja decyzja jest ostateczna i jej nie zmienię.”I przystąp jak najszybciej do negocjowania warunków odejścia.

7. Nie naruszaj godności podwładnego.

8. Unikaj ocen i pouczeń.

9. Podawaj prawdziwe powody zwolnienia.

10. Zadbaj o to by towarzyszyła Ci jeszcze jedna osoba z klubu piastująca znaczące stanowisko, menedżer, właściciel.
Miej przygotowane wszystkie dokumenty, informacje o terminach płatnościach i kolejnych krokach, osoba ma wyjść ze spotkania z precyzyjną wiedzą, ile ma czasu na znalezienie nowej pracy, ile dostanie jeszcze wypłaty i co ma zrobić z ostatnimi dniami w pracy.

11. Bądź zawsze otwarty na pytania, bądź obecny. Pytaj: Czy jest coś, co możemy zrobić, co ja mogę by pomóc Panu w związku z nieuchronnym odejściem z firmy?

12. Pamiętaj by te trudne rozmowy, zamykać podkreśleniem prawdziwych pozytywów: „Doceniam że rozmawiałeś ze mną tak szczerze i otwarcie. Dziękuję Ci za to.”

13. Puść osobę jak najszybciej po przekazaniu decyzji o zwolnieniu. Ta osoba nie będzie już pracowała jak wcześniej, zdarza się ze zwolnione osoby zaczynają obgadywać firmę i wprowadzać złą atmosferę.

14. Nie deleguj zwalniania. Ty zatrudniłeś, Ty zwalniasz. Ta osoba zasługuje by usłyszeć to od Ciebie. Pamiętaj że wszyscy w firmie widzą jak podchodzisz do zwalnianego pracownika i wyrabiają sobie zdanie o Tobie i firmie na przyszłość.

15. Komunikacja do całego zespołu. Jeśli zakomunikowałeś, zwolnienie osobie zwalnianej, musisz zakomunikować to jej zespołowi a w kolejnym kroku, całej firmie. Zespół będzie miał dużo pytań.

16. Pomóż osobie znaleźć nową pracę. Jeśli jesteś zmuszony do rozstania z dobrym pracownikiem poświeć trochę czasu by pomóc mu znaleźć nową pracę.

Zachęcam do stworzenia i biegłego opanowania standardu przekazywania trudnej decyzji o zwolnieniu. I życzę Ci powodzenia, to nie jest łatwe, ale jeśli jesteś szefem, to Twoja odpowiedzialność. Zespół patrzy, i widzi że nie rozstajesz się z kimś kto źle wypełnia swoje obowiązki, albo szkodzi zespołowi, klubowi.
Pozwalając na to demotywujesz resztę zespołu i sprawiasz, że stopniowo tracą swoje zaangażowanie. To bardzo niebezpieczne dla efektywności zespołu.

Tekst powstał w oparciu o 22 lata doświadczenia autora w budowaniu zespołów w branży fitness z wykorzystaniem praktyk opisanych między innymi w książkach które gorąco polecam każdemu szefowi:

Lech Kaniuk „Siła pędu”.
Jerzy Gut, Wojciech Haman „Psychologia szefa, szef to zawód.”
Harvard Business Review „Sztuka rekrutowania i zatrzymywania najlepszych ludzi”
Harvard Business Review „Podręcznik menedżera”

Artykuł eksperta:
Sebastian Goszcz

Sebastian Goszcz, związany z branżą fitness od 1997 r., przez 20 lat jako Dyrektor Zarządzający odpowiadał za strategię i sprzedaż w sieci Fitness Klubów Rytm oraz Atmosfera Fitness&Wellness w Łodzi. Współzałożyciel, szkoleniowiec oraz partner zarządzający firmy doradczo-szkoleniowej Espresso Fitness Business Solutions.

Polecamy także:

Spotkaj się z Énergie Fitness na Targach Franczyza