Zadłużenia, niezapłacone faktury i niespełnione zobowiązania występują w każdej branży – również w branży fitness. W tym przypadku jednak zaległości mogą pojawić się w szczególności ze strony klientów. Jeżeli jednak, jako właściciel siłowni, masz problem ze ściągnięciem długów również od kontrahentów (innych przedsiębiorców), zapraszam do lektury artykułu o płynności finansowej na blogu mojej kancelarii. W tym wpisie opiszę co robić, gdy pojawi się niepłacący klient w klubie fitness.

Przede wszystkim działania prewencyjne

W pierwszej kolejności upewnij się, że regulamin Twojego klubu oraz umowy członkowskie, które podpisujesz, zawierają istotne postanowienia dotyczące płatności. Dokładnie zatem określ:

  1. jak klienci mają dokonywać płatności za karnet / zajęcia (tj. przelewem, gotówką, kartą płatniczą itp. – można oczywiście dać tu dowolność),
  2. w jakich terminach (z góry, czy z dołu, do którego dnia miesiąca; w tym przypadku można to rozdzielić na umowy zawierane na czas określony i nieokreślony),
  3. ile wynosi opłata członkowska (czy jest to stała opłata wskazana w umowie, albo w regulaminie (cenniku), czy może każda obecność na siłowni rozliczana jest indywidualnie).

Oprócz powyższych podstaw, stwórz procedury, które pozwolą uniknąć sytuacji, gdy klient – pomimo braku płatności – dalej przychodzi na siłownię. Popularnym rozwiązaniem jest wpisanie w regulamin, że w przypadku opóźnienia w płatności, członek klubu zostaje zawieszony w swoich prawach. Opisz również na czym polega zawieszenie tj. brak możliwości uczestniczenia w jakichkolwiek zajęciach i korzystania z klubu. Możesz również dodać informację o tym, że w przypadku dłuższej zaległości (np. powyżej tygodnia) jesteś uprawniony – jako właściciel klubu – do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, jeżeli upomnisz klienta o zaległości. Dodaj również, że w przypadku chęci ponownego zapisania się na siłownię, należy najpierw spłacić zobowiązania wynikające z poprzednich (rozwiązanych w trybie natychmiastowym) umów.

Warto również dokładnie określić, że datą płatności jest dzień, w którym pieniądze otrzymasz w klubie w gotówce, lub zostaną zaksięgowane na koncie bankowym. Nie będzie wtedy żadnych wątpliwości i nieścisłości.

Zaległości płatnicze w klubach fitness

W klubie fitness zdarzają się różne sytuacje gdy klient ma umowę na czas nieokreślony, a opłat dokonuje co miesiąc i w którymś miesiącu przestanie płacić można – zgodnie z powyższymi ustaleniami – np. rozwiązać jego umowę. Na szczęście wtedy straty finansowe są niewielkie, a i tak można dochodzić należności za czas do rozwiązania umowy (o czym piszę dalej).

Jednakże możliwa jest również sytuacja, gdy np. 15 osób zapisuje się na konkretne zajęcia, a Ty – jako właściciel klubu fitness – zawierasz umowę np. na 6 miesięcy z konkretnym instruktorem. Gdy kilku uczestników zajęć przestanie płacić, sytuacja robi się trudna, bowiem Ty – jako przedsiębiorca – dalej musisz płacić instruktorowi.

To samo dotyczy sytuacji, w których umowę zawiera się np. na 12 miesięcy w promocyjnej, obniżonej cenie, a klient płaci co miesiąc. Niestety, gdy po 2-3 miesiącach przestaje płacić, umowa dalej jest „aktywna”. Natychmiastowe wypowiedzenie umowy nie wchodzi w grę. Umowa jest bowiem zawarta na czas nieokreślony i nie jest to korzystne z punktu widzenia właściciela siłowni.

Co zrobić, gdy klient nie płaci?

Po dobroci

W pierwszej kolejności niepłacący klient w klubie fitness powinien dostać od Ciebie przypomnienie. Na początku telefoniczne, ponieważ wiadomości mailowe, czy SMS mają z reguły mniejszą skuteczność „perswazyjną”. Mimo tego, że rozmowa może okazać się bardziej skuteczna, wyślij klientowi dodatkowo SMS lub maila. W przypadku ewentualnego procesu, warto mieć wszystkie ponaglenia „na papierze”.

Dzięki rozmowie dowiesz się, czy klient o płatności po prostu zapomniał, czy… świadomie zaprzestał uiszczać opłaty członkowskie. W drugim przypadku od razu warto go uświadomić, że umowa dalej obowiązuje i w przypadku nieuregulowania należności, sprawa trafi na drogę postępowania sądowego.

Być może klient po prostu zachorował, lub wyjechał i musi, na jakiś czas, przestać uczęszczać na zajęcia do klubu fitness. Warto w takiej sytuacji zaproponować mu zawieszenie członkostwa. Taka instytucja również powinna być dokładnie określona w regulaminie siłowni, aby klienci nie zawieszali umowy „na czas nieokreślony”, czyli… na zawsze.

Podejmij czynności prawne

Jeżeli po wykonaniu powyższych czynności dalej nie otrzymałeś opłaty, należy wystosować oficjalne wezwanie do zapłaty. Wysyłamy je na adres klienta, przynajmniej listem poleconym, a najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Co powinno znaleźć się w takim wezwaniu?

  1. Dokładne dane Twojej siłowni oraz klienta.
  2. Data sporządzenia wezwania.
  3. Data zawarcia umowy z klientem (najlepiej również nr umowy).
  4. Dokładna kwota zaległości ze wskazaniem okresu, za jaki została naliczona.
  5. Kwota odsetek i dat, od których je naliczasz.
  6. Twój numer rachunku bankowego oraz termin, w jakim klient powinien uiścić zaległą opłatę. Oczywiście pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Dlaczego wezwanie do zapłaty jest tak ważne?

Kodeks postępowania cywilnego w art. 187 wskazuje co powinien zawierać pozew. Zwróćmy szczególną uwagę na pkt 3:

  • “Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać:

(…)

 3. informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.”

Sąd zbada zatem ewentualny pozew pod kątem tego, czy próbowałeś „dogadać” się z klientem i czy wezwałeś go do dobrowolnej spłaty.

Piszemy pozew

W sytuacji, gdy klient w dalszym ciągu nie płaci, pozostaje nam skierować przeciwko niemu pozew.

Pozew kierujemy do wydziału cywilnego sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pozwanego. Sąd rejonowy jest właściwy w sprawach do 75 000 zł, zatem w sprawach przeciwko klientom klubu fitness raczej sąd okręgowy nie będzie miał rozpatrywał sprawy.

Pozew cywilny składa się na specjalnym formularzu P, który można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jego wypełnienie nie nastręcza wielu trudności, zatem wskażę tylko te elementy, które dla osób niezwiązanych z prawem mogą wydawać się skomplikowane:

  1. Dane pozwanego – pamiętaj, że musisz podać nr PESEL niepłacącego klienta (w umowie członkowskiej poproś o niego), jeżeli nie masz nr PESEL możesz się zwrócić z wnioskiem o jego udostępnienie do dowolnego organu gminy na terenie kraju.
  2. Odsetki – w takiej sprawie domagamy się odsetek ustawowych za opóźnienie(od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty).
  3. Inne żądania – skreślamy.
  4. W punkcie 7. – żądamy zwrotu kosztów procesu wg norm przepisanych.
  5. W punkcie 8. – można wnieść o rozpoznanie sprawy w postępowaniu nakazowym; jeżeli sąd uzna to za uzasadnione, sprawa będzie rozpatrzona dużo szybciej – bez rozprawy.
  6. Uzasadnienie – zwięźle piszemy o tym, kiedy została zawarta umowa, kiedy klient przestał płacić itp.
  7. Dowody – tutaj składamy oryginał umowy, wezwań do zapłaty, ew. maili i SMS. Jeżeli dowodów jest więcej, niż rubryk – należy dołączyć formularz WD.

A potem już tylko komornik

Jeżeli pomimo wyroku (prawomocnego), klient dalej nie uiścił opłaty, należy skierować wniosek egzekucyjny do komornika. Najlepiej takiego, który ma siedzibę niedaleko miejsca zamieszkania pozwanego. Komornicy najczęściej na swoich stronach internetowych udostępniają wzory wniosków egzekucyjnych, które trzeba tylko wypełnić odpowiednimi danymi. Złożenie wniosku nic nie kosztuje. Standardowo zaliczka o którą komornik wzywa  później przy  wszczęciu egzekucji na poczet wydatków oscyluje w granicach jedynie 80 zł-90 zł.

Artykuł eksperta:

Kamil Wasilewski

 

Prawnik branży fitness – adwokat. Prowadzi bloga prawniczego Prawo dla Fitnessu poświęconego branży fitness  Autor wielu publikacji o tematyce prawnej dla branży fitness, które można odnaleźć w  czasopismach takich jak Body Life, Trainer czy Perfect Body.  Jest uczestnikiem i prelegentem największych branżowych konferencji w kraju takich jak  Kongres Bodylife, Kongres FEM, FIWE czy Kongres Fit-Expo Trendy i Innowacje.

 

 

 

Polecamy także:

Umowa najmu lokalu na siłownię – na co zwrócić uwagę? – artykuł eksperta