Liczba klubów fitness stale rośnie. Konkurencja w branży fitness jest coraz większa. Pozyskanie klienta i utrzymanie go jest nie lada wyzwaniem. Wielu osób otrzymuje karty typu Multisport w pracy i nawet z nich nie korzysta lub robi to okazjonalnie. Wszystko to sprawia, że kluby muszą sięgać po wyszukane techniki marketingowe. Jedną z nich bez wątpienia jest wprowadzenie w klubie fitness programu lojalnościowego.

Opracowanie skutecznego i atrakcyjnego systemu nie jest jednak łatwe. Dodatkowo do wprowadzenia programu lojalnościowego w klubie fitness nie wystarczy tylko dobry pomysł. System lojalnościowy należy również wprowadzić tak, aby nie naruszał żadnych przepisów prawa. Warto również przeanalizować go pod kątem podatkowym. W artykule opiszę jak od strony prawnej wygląda program lojalnościowy w klubie fitness. Postaram się wymienić wszystkie obszary prawa, o których należy pamiętać, tworząc taki program.

Program lojalnościowy w klubie fitness – przepisy prawa

Zacznę od tego, że w polskim prawie nie znajdziemy regulacji, które wprost odnoszą się do programów lojalnościowych. Takie programy posiadają jednak pewne cechy przyrzeczenia publicznego, które jest uregulowane w Kodeksie Cywilnym (art. 919-921). Przepisy wprowadzają pewne ogólne zasady, którymi należy się kierować wprowadzając program lojalnościowy. Są one następujące:

  • Odwołać przyrzeczenie (czyli odwołać wręczenie nagrody osobom, które spełniły określone warunki) można tylko wtedy, jeżeli nie został określony termin wykonania danej czynności przez osobę biorącą udział w programie lojalnościowym, ani nigdzie nie było zastrzeżenia, że program lojalnościowy jest nieodwołalny. Odwołanie nie jest jednak skuteczne wobec osób, które już spełniły warunki programu.
  • Jeżeli kilku osobom należy się nagroda, każda z nich powinna ją otrzymać, chyba, że wskazano, że nagroda jest tylko jedna. Wtedy otrzymuje ją osoba, która pierwsza się zgłosi lub która pierwsza spełniła warunki programu lojalnościowego.

To tak naprawdę jedyne zasady, które można wyciągnąć z przepisów o przyrzeczeniu publicznym w odniesieniu do programu lojalnościowego. Co więcej, raczej się nie zdarza (i lepiej tego nie robić) odwoływać program lojalnościowy w trakcie jego trwania. Jego głównym celem jest utrzymanie klienta, a zmiana warunków programu w trakcie jego trwania, na pewno w tym nie pomoże.

Regulamin programu lojalnościowego w klubie fitness

Najważniejszym dokumentem w każdym programie lojalnościowym będzie jego regulamin. Jak już wskazałem powyżej, w prawie nie znajdziemy wielu odniesień do tego typu programów. Pozostaje zatem regulamin. Co więcej, regulamin pozwala skonkretyzować wiele kwestii i uniknąć jakichkolwiek niejasności. To, co znajdzie się w regulaminie programu lojalnościowego zależy od jego twórców. Nie ma tu bowiem żadnych wytycznych ustawowych. Tworząc go trzeba jednak pamiętać o kilku kwestiach.

Co powinien zawierać regulamin programu lojalnościowego w klubie fitness?

Na początku wskażę kilka podstawowych informacji, które powinny znaleźć się w regulaminie. Są to rzeczy, które mogę wymienić na podstawie mojego doświadczenia i wiedzy. Nie w każdym regulaminie będą to zatem te same informacje. Mogą one być zmodyfikowane, lub można coś dodać / odjąć w zależności od rodzaju programu lojalnościowego. Z pewnością jednak w każdym przypadku postanowienia regulaminu będą do siebie zbliżone.

Kilka uwag wstępnych

Bez względu na to, co chcemy umieścić w regulaminie trzeba pamiętać, że musi być on maksymalnie jasny i precyzyjny. Każdy uczestnik programu lojalnościowego powinien bez problemu go zrozumieć i dokładnie wiedzieć, czego może oczekiwać, jakie ma prawa i obowiązki związane z uczestnictwem w programie. Trzeba bowiem pamiętać, że programy lojalnościowe w klubie fitness są kierowane do klienta indywidualnego (konsumenta), czyli teoretycznie osoby, która ma mniejsze obycie z prawem niż przedsiębiorca (klub fitness). Co za tym idzie, w przypadku ewentualnego sporu, sąd raczej weźmie stronę konsumenta. Należy o tym pamiętać tworząc regulamin.

Podstawowe informacje – regulamin programu lojalnościowego

W regulaminie z pewnością należy wskazać:

  1. Organizatora programu lojalnościowego. Tu należy wskazać nazwę przedsiębiorcy, wszystkie dane identyfikacyjne i sposób kontaktu.
  2. Kto może przystąpić do programu lojalnościowego. W tym miejscu można wymienić ogólne warunki, np. osoba pełnoletnia, która mieszka w Polsce, ma pełną zdolność do czynności prawnych.
  3. Kto nie może przystąpić do programu lojalnościowego. W zależności od specyfiki działania programu można tu wskazać niektóre grupy osób, np. te, które mają karnet krócej niż miesiąc, czy osoby, które już brały udział w poprzedniej edycji, czy pracownicy klubu fitness.
  4. Jakie warunki trzeba spełnić, aby przystąpić do programu.
  5. Zasady działania programu. Chodzi tu o termin jego trwania, korzyści z uczestnictwa, nagrody, możliwość rezygnacji, czy składania reklamacji.
  6. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (RODO).
  7. Dodatkowe informacje i załączniki, np. formularz zgłoszeniowy.
  8. Słowniczek pojęć użytych w regulaminie. Nie jest on obowiązkowy, ale czasem warto doprecyzować niektóre zagadnienia.

Brak klauzul abuzywnych

Nie wchodząc w szczegóły, regulamin programu lojalnościowego jest w świetle prawa wzorcem umowy. Co za tym idzie, osoba przystępująca do niego musi mieć możliwość zapoznania się z nim przed przystąpieniem do programu. Co więcej, jego treść nie może zawierać tzw. klauzul abuzywnych (niedozwolonych). W przypadku ewentualnego sporu, sąd może badać jego treść pod kątem tego, czy nie zostały naruszone prawa konsumentów.

Warto zatem zadbać o to, aby w regulaminie programu lojalnościowego w klubie fitness nie znalazły się przykładowo następujące postanowienia:

  • Organizator informuje, że treść regulaminu może ulec zmianie w każdej chwili. Treść oczywiście można zmienić, ale przed wejściem w życie nowego brzmienia regulaminu, wszyscy uczestnicy muszą mieć możliwość zapoznać się z nowymi regulacjami (np. mailowo).
  • Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany rodzaju nagrody podczas trwania programu na inną o podobnych właściwościach i wartości. Konsument musi dokładnie wiedzieć, co otrzyma za spełnienie określonych warunków. Nie można w tym zakresie wprowadzać zmian lub oferować inne produkty/usługi. To samo tyczy się sytuacji, w których otrzymana nagroda ma np. wadę fizyczną. Organizator nie może wyłączyć swojej odpowiedzialności z tego tytułu.
  • Wszystkie spory będzie rozpatrywać sąd siedziby organizatora. W przypadku sporu, konsument ma możliwość wytoczenia powództwa przed sądem wykonania umowy lub sądem siedziby organizatora. Ma dowolność wyboru i nie można wyłączyć w regulaminie tej możliwości.

Program lojalnościowy a RODO

Powyżej w punkcie 6 wskazałem, że w regulaminie powinny znaleźć się informacje o przetwarzaniu danych osobowych. Nie sposób wyobrazić sobie programu lojalnościowego, który nie zbiera danych osobowych uczestników. W regulaminie należy wyraźnie wskazać:

  • kto jest administratorem danych (dokładne dane przedsiębiorcy),
  • jaki jest cel i podstawa zbierania danych,
  • jakie prawa przysługują uczestnikom w związku ze zbieraniem tych danych.

Innymi słowy, należy spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. O RODO w branży fitness możesz przeczytać więcej TUTAJ i TUTAJ.

Jakie dane w ogóle można zbierać?

Wprowadzając program lojalnościowy należy pamiętać, że zgodnie z zasadami RODO, można zbierać wyłącznie najpotrzebniejsze informacje. Podstawowymi danymi w tym przypadku z pewnością będzie imię, nazwisko i np. adres korespondencyjny lub mailowy. Jeżeli dane mają służyć również do celów marketingowych, należy o tym wyraźnie poinformować w regulaminie. Przykładowo, zbieranie od osób informacji o dacie urodzenia, czy numerze telefonu może być w pewnych sytuacjach odebrane jako zbieranie za dużej ilości danych. Komunikacja może bowiem przebiegać mailowo, czy korespondencyjnie. Aczkolwiek wszystko zależy od konkretnego przypadku. Trzeba pamiętać o kierowaniu się zasadą proporcjonalności zbieranych danych do celów, które chce osiągnąć klub fitness.

Program lojalnościowy w klubie fitness a podatki

W interpretacjach podatkowych wskazuje się, że program lojalnościowy polegający na tym, że konsument otrzyma nagrodę rzeczową za zakup określonych usług czy produktów, może zostać uznany za sprzedaż premiową. Przykładowo, jeżeli program lojalnościowy polega na tym, iż po zakupie 3 karnetów, 4-ty jest za darmo – jest to sprzedaż premiowa. Jest to istotne z perspektywy prawa, bowiem sprzedaż premiowa nie jest opodatkowana tylko wtedy, gdy wartość nagrody (premii) jest mniejsza niż 2000 zł. Jeżeli nagroda w programie lojalnościowym jest warta więcej niż 2000 zł, należy odprowadzić od niej 10% podatku dochodowego.

***

Artykuł eksperta:

Kamil Wasilewski

Prawnik branży fitness – adwokat. Prowadzi bloga prawniczego Prawo dla Fitnessu poświęconego branży fitness Autor wielu publikacji o tematyce prawnej dla branży fitness, które można odnaleźć w czasopismach takich jak Body Life, Trainer czy Perfect Body. Jest uczestnikiem i prelegentem największych branżowych konferencji w kraju takich jak Kongres Bodylife, Kongres FEM, FIWE czy Kongres Fit-Expo Trendy i Innowacje.

 

 

 

Polecamy także:

Przepis na skuteczne zebranie zespołu – artykuł eksperta