Czas to pieniądz, każdy doskonale zna to powiedzenie, ale niewiele osób faktycznie potrafi racjonalnie gospodarować czasem w pracy. Często mamy kłopot, bo nie jesteśmy w stanie zrealizować stawianych nam zadań, ponieważ rozpraszamy się i zamiast odpowiednio szeregować zadania, pracujemy chaotycznie. Powodów jest kilka, ale czasami sami jesteśmy sobie winni, ponieważ zajmujemy się mniej ważnymi rzeczami, a na te kluczowe już niekiedy brakuje czasu i wówczas musimy nadrabiać je po normatywnym czasie. Warto poznać i wdrożyć kilka wskazówek oraz sposobów na uporządkowanie zadań, aby być bardziej efektywnym i nie mnożyć zaległości.

Jednym ze sposobów jest zastosowanie macierzy Eisenhowera, który zaproponował schemat podziału zadań, które można łatwo implementować na pracę managera klubu fitness. Macierz zadań została podzielona na cztery obszary, które każdy z managerów powinien uzupełnić o swoje ważne zadania, jakie należą do jego obowiązków.

Pierwszy obszar to zadania WAŻNE I PILNE: czyli absolutne priorytety w naszej pracy. W tej grupie znajdują się zadania „na wczoraj”  i absolutnie naglące oraz kryzysowe. Na pewno do tej grupy zaliczyć można, m.in. zorganizowanie zastępstwa na zajęcia na dzisiaj, rekrutacja recepcjonistki, która za 7 dni rozstaje się z klubem, zamówienie suplementów lub wody dla klubowiczów. Czasami jesteśmy zaskakiwani sytuacjami kryzysowymi, tj. awaria lub usterka rury w łazience lub awaria bieżni. Są to właśnie zadanie WAŻNE I PILNE, inne mogą poczekać.

Druga grupa zadań to WAŻNE I NIEPILNE, do których należy planowanie przyszłych działań, np. strategii marketingowej lub planowanie budżetu na kolejny rok kalendarzowy. Ważne jest badanie konkurencji czy też kontrola strategii cenowej konkurencji. Ważne jest także budowanie relacji i choć zabiera sporo czasu, to jednak nie wolno pomijać tego obszaru w relacji klub-klient. Ważne jest także zaplanowanie rekreacji, którą powinien mieć każdy manager. Może to być poprowadzenie zajęć dla klubowiczów albo wizyta w saunie, czy też niczym niezakłócony czas na lunch.

Trzecia grupa to NIEWAŻNE I PILNE, a w tym obszarze mieszczą się, m.in. mało efektywne rozmowy telefoniczne jakie czasami prowadzimy oraz nic niewnoszące spotkania, które bardzo uszczuplają nam czas w pracy. Czasami trzeba takie spotkania odbyć, jednak należy zaplanować je w mniejszym natężeniu zajęć, kiedy możemy sobie na to pozwolić i nie nagli nas inne WAŻNE I PILNE zadanie.

Czwarta ostatnia grupa to NIEWAŻNE I NIEPILNE, czyli złodzieje czasu – nic nie znaczące rozmowy i niektóre e-maile. Musimy zdać sobie z tego sprawę, że czasami na swoje przyjemności poświęcamy zbyt wiele czasu, a potem staramy się go nadrobić, co nie wychodzi.

Niby proste, jednak polecam tą metodę jako element samokontroli jaką każdy manager powinien wdrożyć w swój własny system pracy. Proponuję przez kilka dni z rzędu zapisywać zadania realizowane w czasie pracy, a następnie poczynienie skrupulatnej analizy zapisanych wyników. Należy wyciągnąć wnioski oraz rozpisać swoje zadania, ale we właściwej kolejności. Polecam kontrolować swoje zadania, sposób ich wykonania oraz czas poświęcony na ich realizację. Ma to na celu minimalizację marnowania naszego drogocennego czasu. Sama wielokrotnie wykonuję to ćwiczenie i przyznam, że za każdym razem mam co poprawiać. Człowiek nie jest nieomylny, ale warto pracować nad tym, aby z każdym dniem być lepszym w tym co się robi.

Anita Bajdalska

 

www.MagdalenaSzmidt.com/kontakt/