W kwestii zatrudnienia w klubie fitness napisałem dotychczas 2 artykuły. Dotyczyły one zatrudnienia cudzoziemca oraz umowy klubu fitness z trenerem personalnym. Oba artykuły mają sporo wyświetleń. Dlatego podejrzewam, że kwestia ta jest dosyć istotna (a być może i problematyczna) dla właścicieli siłowni. Z tego powodu zdecydowałem się dzisiaj stworzyć kolejny wpis w tym temacie. Wskażę w nim jakie są formalności związane z zatrudnieniem w klubie fitness. Postaram się w sposób przystępny opisać, co musi zrobić, krok po kroku, właściciel klubu fitness chcący zatrudnić pracownika. Nawet, jeżeli niektóre z tych obowiązków spoczywają na księgowej, warto o nich wiedzieć – dla swojego bezpieczeństwa i spokoju.

Formalności związane z zatrudnieniem w klubie fitness a forma zatrudnienia

Jak już niejednokrotnie wspominałem na blogu (m.in. w artykułach powyżej) w klubie fitness występują wszystkie, dostępne obecnie, formy zatrudnienia. Chodzi to o umowę o dzieło, umowę zlecenia, umowę o pracę, a także współpracę B2B (tj. między przedsiębiorcami). Oczywiście, oprócz różnic w rozliczaniu, czy podległości wobec „pracodawcy” istnieją również inne obowiązki formalne w każdej z tych form. W artykule przy opisie obowiązków związanych z zatrudnieniem postaram się zatem sygnalizować, której formy zatrudnienia i w jakim zakresie ten obowiązek dotyczy.

Przed zatrudnieniem

Pisałem o tym już w artykule o RODO w branży fitness, ale tutaj również wspomnę. Należy pamiętać że od 2019 roku Kodeks Pracy dokładnie określa jakich danych osobowych można żądać od kandydata na etapie rekrutacji. Są to:

  • imię i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • dane kontaktowe,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Warto o tym pamiętać w obliczu, coraz częściej pojawiających się, kar za RODO. Więcej o zagadnieniu danych osobowych w procesie rekrutacji w branży fitness przeczytać można >> TUTAJ <<.

Badania lekarskie

Konieczność wysłania pracownika na badania lekarskie dotyczy tylko i wyłącznie osób zatrudnionych na umowę o pracę. Każdy pracownik powinien udać się do lekarza medycyny pracy przed jej podjęciem. Odbywa się to na koszt pracodawcy w godzinach pracy. Orzeczenia dotyczące stanu zdrowia, dopuszczające do pracy, powinny być natomiast przechowywane przez pracodawcę w aktach osobowych zatrudnionego (o których więcej piszę dalej).

Oprócz wstępnego badania lekarskiego, pracownicy podlegają okresowym badaniom w terminie wskazanym przez lekarza.

Badaniom wstępnym nie podlegają jedynie osoby:

  • które były już zatrudnione u tego pracodawcy na tym samym stanowisku (lub na stanowisku z takimi samymi warunkami pracy),
  • przyjmowane do pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym samym pracodawcą.

Szkolenie BHP

Podobnie jest ze szkoleniami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy (również w czasie pracy na koszt pracodawcy). Tutaj także są szkolenia wstępne oraz okresowe. Szkolenie BHP jest wymagane dla wszystkich pracowników przed dopuszczeniem do pracy, oprócz osób, które już wcześniej pracowały na danym stanowisku u konkretnego pracodawcy (i np. skończyła im się umowa o pracę i podpisują kolejną). Obowiązek dotyczy tylko umów o pracę.

Warunki zatrudnienia

Najpierw sprawa oczywista, choć nie dla wszystkich. Umowę o pracę koniecznie trzeba podpisać przed rozpoczęciem pracy. Niedopuszczalne są „próbne” dni lub odwlekanie podpisania umowy. Ponadto pracownika zatrudnionego na umowę o pracę należy w ciągu 7 dni od podpisania umowy poinformować o warunkach zatrudnienia, tj. wskazać:

  • dobową i tygodniową normę czasu pracy,
  • częstotliwość wypłat,
  • wymiar urlopu wypoczynkowego,
  • okres wypowiedzenia umowy.

Składki ZUS

Tutaj sytuacja jest nieco skomplikowana, jeżeli weźmiemy pod uwagę różne formy zatrudnienia. Począwszy od umowy o pracę, pracodawca w terminie 7 dni od nawiązania stosunku pracy ma obowiązek zgłosić osobę zatrudnioną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dokonuje się tego na druku ZUS ZUA, pracownika zgłaszamy do wszystkich ubezpieczeń społecznych). Pracownik zatrudniony na umowę o pracę podlega wszystkim składkom ZUS. W toku pracy pracodawca ma obowiązek obliczać i przekazywać do ZUS składki pobrane od pracownika (do 15 dnia każdego miesiąca).

Jeżeli chodzi o umowę zlecenia obowiązkowe są ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz wypadkowe. W niektórych przypadkach (m.in. zatrudniając studenta do 26. roku życia, czy osobę, która już jest zatrudniona na umowę o pracę) obowiązek opłacania składek z tytułu umowy zlecenia jest wyłączony.

Jeżeli chodzi zaś o umowę o dzieło, przepisy stanowią, że nie wiąże się ona z koniecznością odprowadzania jakichkolwiek składek do ZUS. Pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym z wyjątkiem sytuacji, w której zawieramy umowę o dzieło ze swoim obecnym pracownikiem (zatrudnionym na umowę o pracę).

W przypadku współpracy B2B, formalności związane z zatrudnieniem w klubie fitness takiej osoby są minimalne. Składki do ZUS w tym przypadku w ogóle „nie interesują” zatrudniającego

Zaliczka na podatek dochodowy

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest potrącanie zaliczek na podatek dochodowy z pensji zatrudnionej osoby. Dotyczy to zarówno umowy o pracę, jak i umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. W B2B oczywiście takiego obowiązku nie ma. Strony rozliczają się bowiem fakturami. Zaliczki na podatek dochodowy należy wpłacać do 20. każdego miesiąca na konto Urzędu Skarbowego.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Kolejna kwestia, która dotyczy wyłącznie zatrudnionych na umowie o pracę. Polecam jednak każdemu właścicielowi siłowni, aby zadbał o porządek w dokumentacji również przy zatrudnianiu na umowę zlecenia, czy dzieło. W przypadku jakiejkolwiek kontroli ma to ogromne znaczenie i pozwoli spokojnie spać. Wracając jednak do określonych ustawowo wymogów dotyczących akt osobowych pracowników, dzielą się one na 4 części:

  1. A – dokumenty zgromadzone w toku rekrutacji.
  2. B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jej przebiegu.
  3. C – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy.
  4. D – dokumenty związane z ukaraniem pracownika z tytułu odpowiedzialności dyscyplinarnej, porządkowej, czy innej, określonej w przepisach.

Akta osobowe muszą być oddzielnie prowadzone dla każdego pracownika. Dokumenty w nich natomiast ułożone chronologicznie i ponumerowane. Ponadto pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w trakcie zatrudnienia, a także po niej (w zdecydowanej większości przypadków przez 10 lat po zakończeniu pracy).

Pracodawcy, oprócz dokumentacji pracowniczej, powinni dodatkowo prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika.

Podsumowanie – formalności związane z zatrudnieniem w klubie fitness.

Tak jak wspominałem na początku artykułu, większość pracodawców z branży fitness (jak i z innych branż) nie zajmuje się obowiązkami wskazanymi w artykule. Każdy może jednak popełnić błąd lub zapomnieć dopełnić formalności związanych z zatrudnieniem (zarówno księgowość, jak i pracownicy). Warto zatem mieć świadomość ciążących na pracodawcy obowiązków, aby wywiązywać się ze wszystkich z nich na bieżąco.

Artykuł eksperta:

Kamil Wasilewski

Prawnik branży fitness – adwokat. Prowadzi bloga prawniczego Prawo dla Fitnessu poświęconego branży fitness Autor wielu publikacji o tematyce prawnej dla branży fitness, które można odnaleźć w czasopismach takich jak Body Life, Trainer czy Perfect Body. Jest uczestnikiem i prelegentem największych branżowych konferencji w kraju takich jak Kongres Bodylife, Kongres FEM, FIWE czy Kongres Fit-Expo Trendy i Innowacje.

 

 

 

Polecamy także:

Najczęstsze błędy klubów fitness – wywiad z Kamilem Wasilewskim, prawnikiem branży fitness