Zebrania z pracownikami są integralną częścią prowadzenia każdego biznesu. Dlaczego zatem tak trudno zebrać nam ludzi chociaż raz w miesiącu?
Co zrobić, by zebranie przestały być traktowane jako przykry obowiązek i strata czasu, a stały się sposobem nie tylko na osiąganie celów operacyjnych naszego klubu, ale także na inspirowanie, motywowanie i integrowanie członków naszego Zespołu? Co zrobić, by ludzie chcieli brać w nich udział?

Zanim damy odpowiedź, zapytamy nieco przekornie:

  • Co takiego atrakcyjnego jest w klubowych zebraniach?

  • Czy te zebrania nie są przypadkiem nudne?

  • Czy nasi ludzie czują, że wnoszą wartość w ich pracę?

  • Czy są zaplanowane w czasie – odpowiednio wcześniej zakomunikowane?

  • A w końcu – czy ustalaliśmy z Zespołem, jeszcze na etapie zatrudniania, że zebranie należą do obowiązków każdego członka Zespołu? Czy udział w nich jest wpisany w standardy pracy?

No cóż, prawda jest taka, że jeśli chcemy, by nasze zebrania były bardziej efektywne, to najprawdopodobniej powinniśmy zacząć od zmiany sposobu, w jaki je przeprowadzamy.

Podsuwamy zatem kilka praktycznych wskazówek:

1. Spotykaj się regularnie i obowiązkowo

Zebranie organizowane od wielkiego dzwonu, będą mało efektywne, bo będziemy musieli omówić wszystkie sprawy, które nagromadziły się w klubie, a czasu jak wiadomo zawsze za mało. Łatwo wtedy „przespać” rzeczy ważne – problemy z klientami, problemy w Zespole.

  • Jak często?

Z instruktorami 1/msc – 1/1,5 msc

Z recepcją 1/tydzień

Z działem sprzedaży – codziennie

  • Kiedy?

Systematycznie 😉 i wtedy, gdy mamy do dyspozycji większość Zespołu. Warto ustalić stały dzień i godzinę. Czasem potrzebne będą nawet 2 termin.

/Warsztat Formy spotyka się w piątki o 21:00-23:00. Wtedy piejmy dużo kawy, a w tych co zasną rzucamy długopisami 

  • Gdzie?

Najwygodniej w klubie, ale czasem warto spróbować „out of the box” – czyli spotykań poza naszym miejscem pracy. Rozmowy przy kawie są dużo swobodniejsze dzięki czemu owocują rozwiązaniem niejednej trudnej sprawy. Kawa przecież łączy ludzi 😉 Szybkie zebrania” na stojąco – to dobry sposób na rozwiązywanie bieżących spraw. Ta forma sprzyja ograniczeniu zbędnej polemiki, przez co spotkania są krótsze i bardziej efektywne.

Video- konferencje z użyciem dostępnych technologii to świetne rozwiązanie, nie tylko gdy pracujesz z dużym, rozproszonym zespołem.

Nagranie filmu dla nieobecnych może też być dobrym pomysłem na przekaz informacji.

  • Z kim?

W zależności od potrzeb – z poszczególnymi działami lub całym Zespołem.

Zawsze obowiązkowo.

Wpisz spotkania w standardy pracy. Wytłumacz, że to czas na rozwiązywanie problemów, tworzenie planu, a bez przepływu informacji twój Zespół nie będzie tworzył zgranego teamu. To również taki „wspólny – klubowy czas”.

  • Co z nieobecnymi?

Zaplanuj czas na „indywidualne” spotkania. Niestety – to również nasz managerski obowiązek. Czasem ktoś chce, a po prostu nie może. Nie obrażaj się. 100% frekwencja nie zawsze dopisuje.

2. Szanuj czas swoich ludzi – zmień nasiadówki w krótkie, treściwe zebrania

Określ ramy czasowe (od-do, plus np.15 minut rezerwy). Zdyscyplinuje to zarówno Ciebie jak i Twoich ludzi, a każdy z nas ma swoje życie i zobowiązania – płaczące dzieci i wkurzonego Partnera

3. Określ cel zebrania. Pomyśl, czy jest konieczne. 

Spotykaj się, aby podjąć decyzje. Zastanów się po co właściwie się spotykacie? Jakich efektów oczekujesz? Czy szukacie rozwiązania konkretnego problemu? Czy tworzycie plan marketingowy? Ustal z kim i w jakiej sprawie potrzebujesz się spotkać.

4. Zaplanuj agendę zebrania.

Agenda to rzecz święta. Ustal priorytety i rozpocznij od najważniejszych rzeczy. Nie zawsze wszyscy mogą zostać do końca. Trzymanie się agendy znacznie ułatwia osiągnięcie zamierzonych efektów, a Ciebie zdyscyplinuje czasowo.

Agendę udostępnij swoim ludziom około 2 tyg przed spotkaniem – wszyscy zdążą się przygotować.

5. Określ zasady, które będą obowiązywać podczas zebrania

Po pierwsze poproś, o wyłączenie telefonów. To naprawdę rozprasza. Jeśli zebranie będzie dłuższe – zaplanuj krótką przerwę na „insta i fejsika”….Powiedz o tym na początku, niektórym taka informacja pomoże przetrwać

Umów się na kontrakt z Zespołem:

  • wszyscy są aktywni, nikt nie jedzie na gapę,

  • nie ma dobrze ani źle,

  • wszystko, co zostało powiedziane, zostaje między nami – no może oprócz rzeczy istotnych dla klienta- tym jednak warto się podzielić 

6. Pytaj – staraj się zrozumieć.

Pytaj o problemy, oczyszczaj ludzi z negatywnych emocji. Nasi ludzie bardzo często zbierają złe emocje ze sobą do domu.

Pozwól ludziom mówić, zadawać pytania i współtworzyć rozwiązania. Wykorzystaj potencjał Twoich ludzi. Jeśli poczują się jak Partnerzy, odwdzięczą się zaangażowaniem i odnajdą wartość w „nudnych nasiadówkach”.

7. Rozliczaj zadania

Brakiem egzekucji dajesz przyzwolenie na niesumienność. A tego raczej nie chcesz, prawda?

8. Trudne sprawy i dobre rozwiązania zapisuj na bieżąco

Poproś o to również wszystkich pracowników klubu. Ważne rzeczy lubią umykać, a dobre, sprawdzone rozwiązania – np. związane z problemami naszych klientów warto wdrażać w życie na bieżąco.

9. Nagradzaj, wyróżniaj, integruj – zadbaj o atmosferę

Wprowadź zwyczaj wyróżniania ludzi, przygotuj drobne upominki (dowiedz się, co lubią Twoi ludzie – książka, czekoladki, wino, dofinansowanie do szkolenia, bilet do kina, voucher od firmy partnerskiej, uścisk dłoni ze słowem „dziękuję”- tak, to też miły „mały-wielki” gest )

W myśl zasady „przyłapuj ludzi na robieniu rzeczy dobrze” – doceniaj za np. frekwencję, zorganizowanie warsztatów, zaangażowanie w działalność klubu, sprzedaż, pomoc w zastępstwach itd.

Pozwól, aby to Zespół nominował osoby do wyróżnienia.

Integruj – wprowadź np. konieczność „wkupienia się w łaski” nowym członkom zespołu (powitalne-przekupne ciasto, poczęstunek), sam coś przygotuj. Tworzenie „fajnego miejsca pracy” to jeden z obowiązków managera.

Nie bój się ciekawych formy – burze mózgów, gry integracyjne, praca warsztatowa, feedback w postaci gry/zabawy, grywalizacja.

10. Podsumuj zebranie i podział zadań

Poinformuj, co zostało ustalone, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie i do kiedy powinno zostać wykonane.

Wyznacz sekretarza do robienie notatek. Podsumowanie koniecznie przekaż wszystkim członkom Zespołu- umieść na grupie, tablicy, wyślij mailem)

/Warto już dzisiaj porozmawiać o urlopach i zastępstwach – zarówno tych świąteczno majówkowych jak i wakacyjnych.

11. Wyznacz termin następnego spotkania.

12. Podziękuj ludziom za poświęcony czas i zaangażowanie.

Wysyłanie sms-a, maila po spotkaniu – to bardzo miła, a tak rzadko stosowana praktyka.

A teraz zrób sobie kawę i zaplanuj porządnie najbliższe zebranie

Trzymamy mocno kciuki. I pamiętaj – jeśli ktoś ziewa…rzucaj długopisem

Na razie…, bo my już pracujemy nad dalszą częścią – gotowymi pomysłami na zebraniowe nie-ziewanie

Artykuł EKSPERTA:
Małgorzata Piasecka-Mróz

Polecamy także:

Przebudowa Portalu Branża Fitness – szykujemy zmiany!